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Text File  |  1992-06-01  |  13KB  |  269 lines
  1.  
  2.  
  3.                        MED#1 Version 1.07
  4.                   New Functions - May 28, 1992 
  5.  
  6.  
  7.  
  8. Our initial release of MED#1 - 1.07, made the first of this year, 
  9. was  a  major upgrade from version 1.06  and  incorporated  three 
  10. different formats of the HCFA-1500 (1990) insurance form.   These 
  11. three  insurance form formats seemed to be accurate according  to 
  12. the  instructions  available at that time.  In the  past  several 
  13. months  MEDshare,  Inc. has obtained copies of the  MEDICARE  "B" 
  14. instructions   from   about  25  different  states   along   with 
  15. instructions for other carrier usage of the HCFA-1500 (1990) form 
  16. and  other  state  specific forms.  A  careful  review  of  these 
  17. instructions  has resulted in the realization that MEDICARE  does 
  18. not have any national standard set of instructions that this  new 
  19. HCFA-1500  (1990)  form  is  to be filled  out  under.   TO  DATE 
  20. MEDSHARE  HAS NOT RECEIVED ANY TWO SETS OF INSTRUCTIONS THAT  SAY 
  21. THE  SAME  THING,  USE  THE  SAME  WORDING,  ASK  FOR  THE   SAME 
  22. INFORMATION, OR EDIT THE INFORMATION ENTERED IN THE SAME  MANNER.  
  23. To  answer our user needs, to the best of our ability  using  the 
  24. instructions  received  to  date, MEDshare  has  revised  several 
  25. functions  of MED#1 and implemented SIX NEW INSURANCE FORMS  just 
  26. to  cover the various MEDICARE filing format  requirements.   Our 
  27. hope  was  to  be able to implement all  of  the  state  specific 
  28. insurance forms that we received copies of but that has not  been 
  29. fully possible at this time.  You will be notified, by letter, of 
  30. those state specific insurance forms not currently implemented as 
  31. they become available.
  32.  
  33.               ************************************
  34. NOTE - MEDICARE IS STILL MAKING CHANGES TO THE HCFA-1500 FORM! 
  35.  
  36. OTHER   INSURANCE  CARRIERS  ARE  ALSO  MAKING  CHANGES  TO   HOW 
  37. INFORMATION IS ENTERED ON TO THIS NEW FORM!
  38.  
  39. IT  MAY  BE  SEVERAL MONTHS, OR YEARS, BEFORE  A  TRULY  NATIONAL 
  40. STANDARD  SET OF INSTRUCTIONS ARE ACCEPTED FOR FILLING  OUT  THIS 
  41. NEW HCFA-1500 FORM.  IF YOU RECEIVE INSTRUCTIONS THAT CHANGE  HOW 
  42. YOU  ENTER INFORMATION PLEASE SEND A COPY OF  THOSE  INSTRUCTIONS 
  43. (OR  AN ADDRESS WE CAN WRITE TO IN ORDER TO OBTAIN A COPY OF  THE 
  44. NEW  INSTRUCTIONS) SO THAT THOSE CHANGES CAN BE IMPLEMENTED  INTO 
  45. THE  MED#1 PROGRAM.  THIS REQUEST ALSO APPLIES TO  ANY  INSURANCE 
  46. FORM  CURRENTLY  (OR YOU WOULD LIKE TO SEE) SUPPORTED  BY  MED#1.  
  47. CHANGES  AND NEW FORMS WILL BE IMPLEMENTED AS FAST  AS  AVAILABLE 
  48. TIME  ALLOWS AT NO COST TO YOU.  YOUR ONLY COST WILL BE  A  SMALL 
  49. UPDATE/HANDLING  FEE  TO RECEIVE THE UPDATED MED#1  PROGRAM  WHEN 
  50. THESE CHANGES HAVE BEEN MADE.
  51.              ***************************************
  52.  
  53.  
  54. After  you have followed the instructions on how to updated  your 
  55. copy of MED#1 to this new release pull up the following UTILITIES 
  56. and make the necessary adjustments.
  57.  
  58. UTILITIES - APPLICATION SUPPORT
  59. _____________________________
  60.  
  61. UPDATE  PRACTICE INFORMATION:  Several subtle changes  have  been 
  62. made  to this information: 1) There is no longer any  request  by 
  63. this  screen  for you to enter a SOCIAL SECURITY #,  2)  the  PIN 
  64. numbers  requested in this screen only apply to block #33 of  the 
  65. new  HCFA-1500 (1990) form and will be treated as  your  practice 
  66. GROUP  PIN #.  DO NOT SETUP ANY PIN VALUES IN THIS SCREEN  UNLESS 
  67. YOU NEED TO IDENTIFY ALL INSURANCE FILINGS WITH A GROUP PIN #.
  68.  
  69. INSURANCE FORMS: Six new HCFA-1500 (1990) formats have been added 
  70. to  the  MEDshare insurance form library.  These six  forms  have 
  71. been  specifically defined for MEDICARE but you may find them  of 
  72. use for other filings.  Check your MEDICARE 'B' instructions  for 
  73. the form you should be using.
  74.  
  75. * **************************************************************
  76. * CARE_00 = 'MEDICARE' INSURANCE FORM PRINT ROUTINE 
  77. * ***************************************************************
  78. *  This is the most standard interruption of the  instructions   
  79. *  provided  by  MEDICARE on the new HCFA-1500 (1990) form.   Use   
  80. *  this   form  unless  one  of  the  following  forms  specific     
  81. *  differences is required for your fillings.
  82. * ***************************************************************
  83.  
  84. * ***************************************************************
  85. * CARE_01 = 'MEDICARE' INSURANCE FORM PRINT ROUTINE 
  86. * ***************************************************************
  87. * Block #24e = limit use to only 1 diagnostic reference
  88. * ***************************************************************
  89.  
  90. * ***************************************************************
  91. * CARE_02 = 'MEDICARE' INSURANCE FORM PRINT ROUTINE
  92. * **************************************************************
  93. * Block #9  = use term "NA"
  94. * Block #12 = use term "SOF"
  95. * Block #13 = use term "SOF"
  96. * Block #19 = show date as "mmddyy"
  97. * Block #20 = remove '.' from dollar amounts
  98. * Block #21 = remove '.' from ICD-9-CM codes
  99. * Block #24e = print actual ICD-9-CM code (only one)
  100. * Block #24f = remove '.' from dollar amounts
  101. * Block #28 = remove '.' from dollar amounts
  102. * Block #29 = remove '.' from dollar amounts
  103. * Block #30 = remove '.' from dollar amounts
  104. * **************************************************************
  105.  
  106.  
  107. * **************************************************************
  108. * CARE_03 = 'MEDICARE' INSURANCE FORM PRINT ROUTINE
  109. * ***************************************************************
  110. * Block #24g = show units as a three digit field with the right
  111. *              most digit as tenths of a unit, show leading zeros
  112. * ***************************************************************
  113.  
  114. * ***************************************************************
  115. * CARE_04 = 'MEDICARE' INSURANCE FORM PRINT ROUTINE * 
  116. ************************************************************** 
  117. * Block #31 = show physicians UPIN number * 
  118. ************************************************************** 
  119.  
  120. * **************************************************************
  121. * CARE_05 = 'MEDICARE' INSURANCE FORM PRINT ROUTINE 
  122. * **************************************************************
  123. * Block #9  = use term "NA"
  124. * Block #12 = use term "SOF"
  125. * Block #13 = use term "SOF"
  126. * Block #19 = show date as "mmddyy"
  127. * Block #20 = remove '.' from dollar amounts
  128. * Block #21 = remove '.' from ICD-9-CM codes
  129. * Block #24a = show date in 'TO' column only  ** special use *** 
  130. * Block #24e = print actual ICD-9-CM code (only one)
  131. * Block #24f = remove '.' from dollar amounts
  132. * Block #28 = remove '.' from dollar amounts
  133. * Block #29 = remove '.' from dollar amounts
  134. * Block #30 = remove '.' from dollar amounts
  135. * **************************************************************
  136.  
  137.  
  138. UTILITIES - SYSTEM SUPPORT
  139. ------------------------
  140. (D)OCTOR  ASSIGNMENTS: This is a new function that allows you  to 
  141. change  the patient assigned doctor reference from one doctor  to 
  142. another.   In  the  past  MED#1, due  the  the  PIN  limitations, 
  143. required  you  to  setup  multiple  references  for  the   doctor 
  144. providing  services  if  there was need for  more  than  one  PIN 
  145. number.  Changes made in this current release allow for the setup 
  146. of  all  required PIN numbers for each service provider  under  a 
  147. single doctor reference.  This function provides you the means to 
  148. consolidate all multiple doctor references to a single  provider.  
  149. PLEASE  CONSOLIDATE  ALL  MULTIPLE  PROVIDER  REFERENCES   BEFORE 
  150. PRINTING ANY INSURANCE FORMS.
  151.  
  152.  
  153. SET  DEFAULT VALUES - (D)OCTORS PROVIDING SERVICE: This is a  new 
  154. feature that will allow you to: 1) identify the type of  practice 
  155. you have, and  2) to identify up to two doctors that you setup in 
  156. your DOCTOR MASTER FILE as service providers. (In the near future 
  157. MEDshare will be able to offer expansion of this service provider 
  158. limit to five, eight, or eleven doctors.) 
  159.  
  160. Currently the only value to identifying the type of practice  you 
  161. have  is that if you are a CHIROPRACTOR you will have  the  first 
  162. ten characters of your ICD-9-CM code descriptions printed to  the 
  163. right of the ICD-9-CM code printed in box 21 of the new HCFA-1500 
  164. (1990)  insurance  form.  If you need this feature go  ahead  and 
  165. identify your practice as such even if you are not a chiropractor 
  166. - no other use is made of this information.
  167.  
  168. You  need to identify at least one doctor as a service  provider.  
  169. The  SS# and PIN's will be used to fill out required  information 
  170. on  the new HCFA-1500 insurance form.  The SS# (if entered)  will 
  171. be printed in block #25 in place of the practice TAX ID.  number.  
  172. The respective PIN (for the type of insurance claim  being filed) 
  173. will  be printed in 1) block #24k, and 2) block #33 (if no  group 
  174. PIN number has been setup).
  175.  
  176. NOTE  - In the past you may have setup several  different  doctor 
  177. masters of the same service provider in order to have the correct 
  178. PIN number print in block #24k.  This is no longer necessary  and 
  179. all  such  setups should be consolidated into one  doctor  master 
  180. entry.
  181.  
  182.  
  183. PLACE  OF  SERVICE  CODES:  This function has  been  expanded  to 
  184. handle up to the full 36 single character place of service  input 
  185. codes  and  correlating output print values.  (Prior  version  of 
  186. MED#1 only supported codes 1-F, now supports 1-Z.)
  187.  
  188.  
  189.  
  190. OTHER  DEFAULTS:   This  function has been  changed  slightly  in 
  191. layout  and has been expanded to allow you to setup defaults  for 
  192. 1)  printing  service provider name block #31  of  new  HCFA-1500 
  193. (1990)  form, and 2) printing totals in blocks #28 - 30  on  each 
  194. page of a multi page insurance form.
  195.  
  196.  
  197. PATIENT POSTING FUNCTIONS:
  198. ---------------------------
  199. PATIENT  MAINTENANCE:  
  200.  
  201. SCREEN  #1 - 'EMPLOYER/SCHOOL' - You can now enter  the  patients 
  202. 'SCHOOL'  name in this area.  Be sure that the name  and  address 
  203. entered  in this area corresponds the patient status question  of 
  204. 'EMPLOYED' or 'FULL/PART TIME STUDENT'.
  205.  
  206.  
  207. SCREEN #2 - INSURANCE  INFORMATION  -  
  208. A  new  field 'INSURED'S ID.' has been  established.   The  value 
  209. entered  in  this field will be printed in block #1  of  the  new 
  210. HCFA-1500  (1990) insurance form.  (For those patients  you  have 
  211. already setup in your system the patients 'POLICY NUMBER' will be 
  212. printed  in  block  #1 if no entry has been made  into  this  new 
  213. field.
  214.  
  215. The   question   for   MEDIGAP  (Y/N)   has   been   changed   to 
  216. MEDIGAP/SUPPLEMENTAL  (M/S).   Enter  'M' if this  is  a  MEDIGAP 
  217. coverage  policy. Enter 'S' if this is  an  EMPLOYER/SUPPLEMENTAL 
  218. coverage  policy.   Leave blank if neither.  Proper use  of  this 
  219. field is required in order to have block #10d properly filled out 
  220. for  MEDICARE.   (When you run the 'MED_UPDT' program  to  adjust 
  221. your  files  for this release of MED#1 all 'MEDIGAP =  Y'  setups 
  222. will be changed to a default of 'M' and all 'MEDIGAP = N' will be 
  223. changed to a 'blank'.)
  224.  
  225. Assigned  (Y/N):   This  response will now accept  one  of  three 
  226. values: Y = yes, N = no, or a 'blank' = no.  A 'blank' entry  has 
  227. the same affect when print the HCFA-1500 insurance form with  the 
  228. exception  that  neither  the  'Y' or  'N'  box  for  'Assignment 
  229. Accepted'  will be marked.  There have been several requests  for 
  230. this flexibility but take care to use it as your needs require.
  231.  
  232.  
  233.  
  234. TRANSACTION  POSTING:  SCREEN #1 - INSURANCE INFORMATION  -  This 
  235. screen  has now the ability to capture information to be  printed 
  236. in  block #19 of the new HCFA-1500 insurance form.  The  contents 
  237. of  the new 'COMMENT' and 'DATE' field directly below  'REFERRING 
  238. DOCTOR'  will  be printed in block #19.  DO NOT  USE  THIS  SPACE 
  239. UNLESS  YOUR  PRACTICE IS REQUIRED TO PRINT INFORMATION  IN  THIS 
  240. BLOCK.
  241.  
  242.  
  243.  
  244. REPORTS:
  245. --------
  246. INSURANCE  FORMS  BATCH  PRINTING:  You now have  the  option  to 
  247. 'PRINT  TO  DISK' specific groups of insurance forms.   The  name 
  248. given  to  each respective print image file will be  the  default 
  249. form  type  name  followed  by  the  type  of  '.PRN'  (such   as 
  250. 'BCBS_NC.PRN').    Many  insurance  agencies  will  accept   this 
  251. electronic  image in place of a printed form.  You will  need  to 
  252. check with your respective agencies to find out if this method is 
  253. acceptable.   KEEP  IN  MIND THAT ONLY ONE IMAGE  OF  A  SPECIFIC 
  254. INSURANCE  FORM  GROUP PRINTING WILL BE MAINTAINED ON DISK  AT  A 
  255. TIME.   EACH  TIME  YOU REQUEST THE 'PRINT TO  DISK'  OPTION  ANY 
  256. EXISTING FILE FOR THE SAME FORM REQUEST WILL BE DELETED.
  257.  
  258.  
  259. (NOTE:  DO NOT PRESS THE 'ESCAPE' KEY WHEN THE 'REPRINT'  REQUEST 
  260. IS DISPLAYED UNLESS YOU WISH TO RETAIN THE CURRENT INSURANCE FORM 
  261. PRINT  REQUEST  FOR LATER REPRINTING. (THE USE OF THE  'ESC'  KEY 
  262. SHOULD  BE LIMITED TO ONLY THOSE TIMES WHEN YOU HAVE A FORMS  JAM 
  263. IN YOUR PRINTER.)  THIS IS TRUE WHEN PRINTING INDIVIDUAL REQUESTS 
  264. FOLLOWING  TRANSACTION  POSTINGS AND WHEN BATCH  PRINTING  FORMS.  
  265. PRESSING THE 'ESCAPE' KEY WILL TERMINATE THE PRINT REQUEST BUT IT 
  266. ALSO  LEAVES  ACTIVE THE INITIAL REQUEST TO PRINT  THE  INSURANCE 
  267. FORMS.)
  268.  
  269.